Para. Piena. Prepara. Estas 3 Ps son tu mantra para que tus reuniones sean eficaces y dejen huella. No te escaquees. Estás harto de oírlo, y lo sé. Las reuniones se preparan y esto toma tiempo. Invierte tiempo y punto. Evita ir a pelo o abordar la reunión dando palos de ciego.
La suerte te la buscas y la preparación previa te dará foco, te ayudará a defender tus ideas y ganarás comodidad y anticipación ante un público que ya habrás investigado a fondo.
Para el carro. Te recuerdo que la reunión sólo tiene sentido si construyes una relación ganadora para tu interlocutor y para ti. Lo primero y más importante es que escuches el doble de lo que hablas y que no metas tu chapa de primeras. Dale al freno y te propongo este guión que será tu láser en tus próximos encuentros con clientes, donantes, empleadores e inversores. Disparo una propuesta de guión para una reunión de 1 hora de duración:
1. CONTEXTUALIZACIÓN (10 mins)
#1. Romper el hielo. Observa cada detalle de tu interlocutor y del espacio en el que estáis. Enchufa tu intuición y tus sentidos. Tu primer interés es saber cómo está tu interlocutor.
#2. Marcar timings y el objetivo de la reunión. Pon foco, confirma la duración y los objetivos del encuentro. No des por hecho que los asistentes lo saben.
#3. Check point. El objetivo de esta fase es entender qué sabe el interlocutor sobre los temas que vais a tratar en la reunión. Preguntar será clave. Tu interés es abordar los temas de la reunión partiendo de lo que ya conoce tu interlocutor y poniendo énfasis en lo que conoce menos.
2. PROYECTO CONCRETO (10 mins)
Explica el proyecto o tema de la reunión, enfatizando lo que menos conoce tu interlocutor y recordando lo que sí conoce. Ve al grano y observa cómo cada palabra aterriza en los asistentes. Céntrate en tratar los siguientes puntos:
• la ambición del proyecto
• los éxitos/logros alcanzados
• la diferenciación
• los apoyos conseguidos
• el impacto
• las vías de colaboración
• los beneficios de la colaboración
Mi recomendación es no concretar aún el precio o la aportación por cada rango de colaboración. Conviene recoger feedback del interlocutor para saber mejor cómo abordar la colaboración y cuándo y qué cuantía pedir.
3. FEEDBACK (10 mins)
Haz preguntas, escucha la respuesta y agradece las opiniones y comentarios de tu público. Te ayudan a mejorar tu proyecto o tema que estés abordando.
4. CÓMO COLABORAMOS Y QUÉ GANAMOS (10 mins)
Si intuyes que tu interlocutor está interesado en colaborar contigo, díselo y pídele que te confirme si es así. Si la respuesta es afirmativa, concreta las vías de colaboración y sus cuantías por cada rango. Menciona los beneficios a los que tendrá acceso.
Algunas perlas que puedes soltar por tu boca son:
• “Quisiéramos dar preferencia a partners como tú, con quien ya hay una relación histórica.”
• “Nos hace especial ilusión contar con tu apoyo y el de la organización que representas”. A continuación, mantén la boca cerrada, aguanta la mirada y estate atento a la respuesta.
5. RESPUESTAS DEL INTERLOCUTOR (10 mins)
Una vez le hagas la petición a tu interlocutor, éste puede responderte:
1. NO tajante. Da las gracias si te dicen que no y céntrate en saber que sí les interesa. Ajusta la propuesta y preséntala de nuevo.
2. Sí “envenenado”. Es un caso muy habitual. El interlocutor no se atreve a decir que no con firmeza. No hay claridad en la respuesta. Todo es muy disperso. Una opción ante estos casos es decirles que no sientan compromiso alguno y que agradeces la claridad en su respuesta, tanto si es que sí como que no.
3. “Me lo tengo que mirar”. Pregunta de inmediato qué se han de mirar y ponte a su servicio para ampliar la información y atender dudas.
4. Si, me encaja, tiene buena pinta. Da las gracias y da pasos firmes como mandar el primer borrador de acuerdo para su revisión.
Dedica los últimos 10 minutos para definir los próximos pasos y acordar quién hará qué, cómo y cuándo. La suerte ya está echada y está de tu lado.
